4EF hanteert voor veel van hun oplossingen: ‘Practice what you preach’. Daarom hebben wij de nieuwste tool onder de loep genomen. Maak kennis met Microsoft Power BI.

BI (Business Intelligent) is een veel gehoorde term en kan in diverse vormen worden ingezet. Net als de term Big Data, kan de term BI echter ook worden gezien als een mogelijke hype. Zo’n hype waarbij het meedoen ogenschijnlijk belangrijker is dan de daadwerkelijk toegevoegde waarde. 4EF gaat echter nog een paar stappen verder: “Wij zien BI niet alleen als noodzakelijk kwaad om onze processen goed te kunnen monitoren. De toegevoegde waarde zit wat ons betreft juist in het efficiënt aansturen van alle processen vanuit deze tool.”

Valkuil

Het moet gezegd worden: BI komt met al haar visualisaties en grafieken aantrekkelijk over. Toch zit daar wat 4EF betreft ook direct de valkuil. Door de grote hoeveelheid aan grafieken en de wijze waarop de data hierin wordt weergegeven kan de gebruiker de overload aan informatie maar moeilijk verwerken. Het zou beter zijn om deze grafieken en de bijbehorende data van tevoren gestructureerd in te delen, om deze vervolgens aan de gebruiker te tonen.

Waarom Power BI?

4EF heeft bij diverse klanten QlikView geïmplementeerd en onderhouden. Tot op heden bevalt dat heel goed. Toch voelden zij zich geroepen om Microsoft Azure (het Cloud Platform van Microsoft) nader te inspecteren. De belangrijkste reden hiervoor is de keuze voor dit platform binnen hun eigen Time Tracking Systeem 4TT.

Microsoft Power BI biedt de mogelijkheid om prettig ogende data te tonen aan de gebruiker. powerbi-1
Tevens kan degene die deze visuele weergaven samenstelt databronnen toevoegen en koppelingen leggen tussen deze bronnen, zodat er een compleet geheel ontstaat. Hieruit kunnen de grafieken en overige visualisaties worden ontworpen. Niet onbelangrijk: het is zeer laagdrempelig.

PowerBI ViualsDaar blijft het echter niet bij. Naast alle visuals die je rechtstreeks vanuit de bibliotheek van power BI kan gebruiken (grafieken en datavisualisaties), zijn er voldoende specialisten die nog meer handige Visuals maken. Deze kan je later aan je persoonlijke bibliotheek toevoegen.

Afhankelijk van de gekozen Visual kan de gebruiker een drill-down actie uitvoeren. Hierbij kan er nog verder ingezoomd worden in de data. Door deze actie kan op het allerlaagste niveau de data in deze Visual weergegeven worden. Een andere mogelijkheid is om een selectie of drill-down actie vanuit de ene Visual van invloed te laten zijn op de andere Visual.

In het kader van het eerdergenoemde ‘Practice what you preach’ is hieronder een concreet voorbeeld zichtbaar van het gebruik van Microsoft Power BI binnen 4TT. Onderstaand dashboard gebruiken zij voor een overzicht van alle uren.

urendashboard

Wanneer zij bijvoorbeeld specifiek zoeken binnen het project: ‘4EF Vergadering, interne meetings’, kan dat worden gedaan door binnen de selectielijst Projects (links-midden) dit project te kiezen, maar ook door rechts op blauwe rechthoek te klikken.

Het resultaat is te zien in onderstaand dashboard. Afhankelijk van het soort Visual verandert de weergave of het gedeelte dat geen betrekking heeft op de geselecteerde data. Deze weergaven zijn volledig ingesteld bij het ontwerp van dit dashboard en dus hoeft de gebruiker daar niet nogmaals over na te denken. Wel zo handig!

inzoomen-urendashboard

Power BI aan de voor –en achterkant

Wikipedia schrijft over Business Intelligence:

Business intelligence (BI) staat voor het verzamelen van gegevens binnen de eigen handelsactiviteit. Het kan omschreven worden als het proces van gegevens omzetten in informatie, dat vervolgens zou moeten leiden tot kennis en aanzetten tot adequate actie. Business intelligence heeft als doel competitief voordeel te creëren en organisaties slimmer te kunnen laten werken. Het wordt als een waardevolle kerncompetentie beschouwd.

De meeste bedrijven richten zich op de eerste twee zinnen. Deze bedrijven bepalen achteraf, op basis van de gegevens, welke strategie-wijziging het meest effectief zou kunnen zijn. Best zonde van de tijd die je er dan al ingestoken hebt.

4EF gebruikt Power BI daarom ook aan de voorkant. Aangezien Power BI alle relevante data moet hebben om deze op een geaggregeerd niveau te laten zien, maakt 4EF van dezelfde data gebruik om haar medewerkers aan te sturen. Ze heten niet voor niets ‘4 efficiency’.

Een voorbeeld hiervan zijn de issues/taken/acties die er spelen vanuit alle verschillende projecten (ondergebracht in sheets binnen Smartsheet). Door deze te koppelen binnen Smartsheet in een Report en vervolgens binnen Power BI beschikbaar te maken, wordt er geen informatie dubbel vastgelegd en is dezelfde data eenvoudig door iedereen te benaderen.

Onderstaand dashboard bevat alle openstaande taken (zowel voor de interne als externe projecten), waar vanuit de medewerkers worden ‘aangestuurd’. Een selectie in de linker vakken (Sheets, Status, Priority, Assigned To) levert in de grafiek aan de rechterkant en onderin de gewenste resultaten op.

PowerBI - Issues

PowerBI mobielMobiel

Het is tevens mogelijk om elk gemaakt dashboard met de bijbehorende Visuals binnen de Power BI app te laten werken. Zodoende kan bijvoorbeeld op een tablet of smartphone de gebruiker optimaal worden aangestuurd of van informatie worden voorzien.

Toekomst

4EF maakt al enige tijd gebruik van Power BI, maar willen hier nog meer mee gaan doen. De tool kan zowel in kosten als gebruik, zeer laagdrempelig worden ingezet. Tevens is het mogelijk om ‘data in the cloud’ binnen Power BI te koppelen aan lokale gegeven. Zo kan bijvoorbeeld verzamelde informatie van uw productiehal tezamen met branche-kengetallen in één overzicht worden weergegeven om een juiste monitoring van uw productieproces te waarborgen.

Aangezien je altijd wat te wensen moet houden heeft 4EF het volgende lijstje klaarliggen:

  • Inzichtelijkheid in de snelheid van het oplossen van issues.
  • Inzichtelijkheid in het verloop van de projecten (burnrate) op project en taak-niveau
  • Koppeling met DPS, het productieregistratie-systeem.

“Door dezelfde aanpak te hanteren als bij de ontwikkeling van al onze projecten, kan 4EF ook bij uw organisatie een integratie of koppeling Power BI inzetten als krachtig Business Intelligence – Tool.” Aldus Maaik Meijerink.