beaphar

Beaphar is een toonaangevende producent van een totaal assortiment genees- en verzorgingsmiddelen voor kleine huisdieren. De producten van Beaphar worden wereldwijd in 86 landen verkocht, door distributeurs en via eigen verkoopkantoren in Nederland, België, Frankrijk, Engeland, Duitsland, Polen, Hongarije, Oost Europa, Azië, Noorwegen, Spanje en Griekenland. Zij bedienen met hun producten dus zowel de nationale als internationale markt.

Groeiende verkoop in binnen en buitenland bracht decentrale magazijnen met zich mee en er ontstond behoefte om efficiënter te gaan werken. In september 2013is daar gehoor aan gegeven. In een gesprek met Arnold Oostebrink van Beaphar wordt toegelicht wat het probleem was en welke rol 4EF heeft gespeeld met betrekking tot de oplossing.

Efficiënt: van decentraal naar centraal


Beaphar had in een aantal landen in Europa een eigen magazijn met eigen voorraad en eigen heftruckchauffeurs. Vrijwel alle producten worden gemaakt in onze fabriek in Raalte. Daarnaast hebben we nog een fabriek in Engeland en importeren we bepaalde producten. Dat ging dan bijvoorbeeld allemaal naar ons warehouse in Frankrijk en van daaruit de franse markt op. Als klanten in Frankrijk dan vlooienbanden bestelden dan werden die in het magazijn in Frankrijk bij elkaar gezocht, ingepakt en naar de klant verstuurd. Hetzelfde gold voor Duitsland en voor Nederland.

In het kader van de efficiëntie is besloten dat we alle voorraad op 1 plek willen opslaan. We hebben gesprekken gevoerd en zijn de samenwerking aangegaan met een betrouwbare logistiek partner. We hebben in september 2013 besloten dat we per 1 januari 2014 het eerste land over wilden laten gaan; het eigen magazijn dicht en vervolgens de distributie naar onze klanten vanuit het warehouse van de logistiek dienstverlener. Vervolgens een paar maanden later de volgende, een maand later weer de volgende en zo land voor land de magazijnen sluiten en de hele logistiek overbrengen naar onze logistiek partner.

Interface met logistiek partner

In het najaar van 2013 hadden we slechts enkele maanden de tijd om de gehele implementatie voor te bereiden.Een belangrijk onderdeel daarvan was dat er verschillende interfaces gerealiseerd worden tussen ons softwarepakket (QAD) en het pakket van de logistieke partner. Als wij een order krijgen van onze klant voor 12 doosjes vlooienbanden, dan voeren wij die in. Hij staat in ons systeem, maar vervolgens moet het WMS van onze logistieke partner weten dat ze 12 doosjes vlooienbanden uit een magazijn moeten halen en naar een bepaald land met een bepaald adres moeten sturen. Dat bericht moet van het ene naar het andere systeem gestuurd worden. Wanneer zij de 12 bandjes daadwerkelijk naar de klant hebben verstuurd moeten wij dat binnen krijgen, zodat we de voorraad af kunnen boeken en de factuur kunnen sturen. Dat is voor ons van essentieel belang.

Gezocht: partner met dé oplossing

Voor een aantal verschillende handelingen die frequent voorkomen (inkooporders, verkooporders, voorraadcorrecties etc.) zijn interfaces gebouwd die tussen de 2 systemen berichte heen en weer sturen. Bij Beaphar hadden we hier geen ervaring mee. We beschikken wel over een eigen ICT afdeling, maar die hebben niet de specifieke kennis en zitten bovendien vol met hun eigen werkzaamheden. We zochten een partner die ons hierin kon ondersteunen. Deels met advies en vooral het echte bouwen van een oplossing. Daarnaast was hulp bij de opstart zeer welkom. Onze ICT manager is voor het eerst met Peter Harink van 4EF in contact gekomen, omdat zij kennis hebben van QAD. Zij bieden hier voor meer bedrijven oplossingen en ondersteuning in en dat is een specialisme van hen dat ons erg goed uitkomt. Gedurende dit project hebben we oplossingen met elkaar uitgedacht, gebouwd en getest; in de verschillende stadia is 4EF constant betrokken geweest.

Gaandeweg moet je vaak nog wel verbeterslagen maken, omdat je in de praktijk ziet dat bepaalde zaken beter kunnen en moeten. Dit geldt bijvoorbeeld voor het verbeteren van de prestaties. Op een zeker moment vliegen er heel veel berichten over en weer tussen de 2 systemen. De servers raken hiervan nogal overbelast. 4EF heeft hierin meegedacht hoe we dit dataverkeer over de dag kunnen uitvlakken. Aan het eind van de dag hebben we namelijk altijd een hoge piek (honderden berichten). Zij hebben daar een oplossing voor bedacht; in plaats van ineens alle berichten doorsturen gaat dit nu druppelsgewijs, zodat het na elkaar verwerkt kan worden in plaats van tegelijkertijd waardoor er fouten ontstaan, systemen vastlopen en opdrachten verloren kunnen raken.

„Het is prettig om met een bedrijf samen te werken die het ict landschap van ons bedrijf ook kent.”

Behalve het hele interface verkeer dat zij hebben gebouwd hebben ze ook binnen QAD met ons meegedacht. QAD had zelf al een extra module geleverd waarmee dit allemaal mogelijk werd, maar dat bleek in praktijk minder geschikt voor ons, omdat het een standaard oplossing was die behoorlijk wat maatwerk nodig had. Hierin heeft 4EF meegedacht en advies in gegeven. Ook richting QAD.

In dit project was snelheid van groot belang. Problemen waar we tegenaan liepen moesten meteen opgelost worden; 4EF is daar ontzettend snel in. Als er een probleem is dan wordt dat in elk geval dezelfde dag nog aangepakt. Geen registratie in databases met tickets en lange wachttijden. De responstijd is kort en dat werkt heel prettig. Het past ook goed bij ons bedrijf; we werken niet altijd met een planning, maar willen het wel graag snel afhebben. Dat lukt niet als je met een groot softwarebureau te maken hebt. Wel als je met een klein, snel wendbaar bedrijf te maken hebt.

4EF: een partner waar je op en mee kunt bouwen

Wij zijn heel positief over het feit dat ze continu meedenken. Het is niet zo dat wij iets hadden bedacht en er vervolgens een software partij komt die puur en alleen van papier af moet bouwen wat we bedacht hebben. In praktijk kwam 4EF aanhoren wat we bedacht hadden en gaven daarin eerlijk aan wat goed zou werken, maar ook wat vooral niet. Bij dit laatste hebben ze ook goede oplossingen aangedragen en ons voorzien van nuttige adviezen. Ze hebben niet alleen gebouwd wat wij op papier hadden gezet, maar écht meegedacht. Ze doen geen dingen waar ze zelf niet achter staan.

Ik heb vooral met Peter Harink contact gehad en die heeft ook met mij en andere mensen van Beaphar samen met de ict mensen van onze logistiek dienstverlener overlegd, omdat wij de ervaring misten hoe we interfacing op moesten zetten. Hierbij heeft Peter me een aantal keren gewaarschuwd voor zaken die voor ons niet goed zouden werken. Dat heb ik als erg prettig ervaren.

De samenwerking is altijd prettig geweest. Als ik tijdens het project ’s avonds een mail stuurde naar Peter, stuurde hij binnen zeer korte tijd een mail terug. Dat werkt wel heel fijn als je door moet pakken. In geval van urgentie is 4EF altijd bereikbaar. Wat ik ook positief vind is dat door dit project 4EF wat vaker in het bedrijf is geweest en dat zij zich niet alleen met dit project hebben bezig gehouden, maar ook om zich heen hebben gekeken. Zij zien dingen die anders en beter kunnen en daar hebben ze tips en adviezen in gegeven. Hierbij wordt dan niet direct over geld gesproken. Ze hebben verstand van zaken en dat werkt goed samen.