ucc coffee benelux

UCC Coffee Benelux
 is een bedrijf met een rijke historie. Ruim 200 jaar geleden starten zij in ’s- Hertogenbosch als Koffiebranderij en theehandel “De Drie Mollen sinds 1818” B.V. met het branden en verkopen van koffie. Inmiddels doen ze nog steeds waar ze ooit mee zijn begonnen; zorgen voor goede kwaliteit thee én een lekkere kop koffie. Wél onder een andere naam, omdat ze in 2012 zijn overgenomen door een Japans bedrijf. Sinds januari 2014 is het allemaal officieel doorgevoerd en zullen zij verder gaan onder de vlag UCC Coffee Benelux.

Zij hebben als missie de grootste private koffiebrander van Europa te worden. Dit streven zij na door hun enorme productkennis, hun jarenlange ervaring met in-home en out-of-home en door hun ongeëvenaarde efficiëntie. Voor dit laatste zijn ze terecht gekomen bij 4EF. In gesprek met Fokke Rosier over zijn ervaring met 4EF!

Inzicht in de kosten

UCC werkt al lange tijd met het ERP systeem MFGPro. In dit systeem voerden wij tot afgelopen jaar keurig de productieorder in; zoveel van ingrediënt a, zoveel van b, de juiste hoeveelheid verpakkingsmateriaal en klaar om te produceren. Na afloop van de productie werden de gebruikte materialen afgeboekt van de voorraden zoals vooraf was gepland. Toch hadden we niet inzichtelijk wat er werkelijk gebruikt werd tijdens het proces en wat de kosten hiervan waren. Ook kwamen onze voorraden niet altijd overeen met de werkelijke voorraad, door het automatisch afboeken. Dit moest toch anders kunnen?
Zeker! Met behulp van 4EF en Dualtask hebben we project Eureka opgestart. Een intern project dat ervoor moest zorgen dat er inzicht in de daadwerkelijke kosten zou komen. Het gevolg van dit inzicht zou zijn dat afwijkingen ten opzichte van kostprijscalculatie en planning beter zouden kunnen worden achterhaald.

Operator langs de lijn weet nu precies wat nodig is.

Op de belangrijkste productielijnen is DPS van Dualtask [partner van 4EF] geïnstalleerd. Waarbij de machines voorzien zijn van metertjes die zeer nauwkeurig bijhouden wat er over die machine gaat. 4EF heeft op haar beurt gedaan waar zij goed in zijn; een koppeling maken tussen ons ERP systeem en DPS. Deze koppeling heeft gezorgd voor de noodzakelijke efficiëntieslag. De koppeling is een live synchronisatie tussen de planning in MFGPro en DPS en vanuit DPS via de werkorder registratie weer terug naar MFGpro/QAD [ons ERP pakket]. De operator aan de lijn weet nu zonder papierstromen exact welke werkopdrachten op welke manier afgewerkt dienen te worden. De grootste winst is dat door de automatische registratie op de werkorder nu de werkelijk verbruikte materialen, run tijden, stil stand tijden, uitval en gereed product direct inzichtelijk zijn. Naast deze efficiënte koppeling heeft 4EF ondersteuning geboden op het gebied van maatwerk in planning en financiële modules. Denk hierbij aan het herinrichten van processen en data in het ERP systeem die nodig waren om het project te laten slagen. Het belangrijkste resultaat dat geleverd is, is dat er nu een dagelijkse gegevensstroom heen en weer loopt. Elke dag komen er gegevens vanuit DPS naar MFGpro toe. Dat is echt iets waar je als 4EF trots op kunt zijn dat dat goed werkt.

Doordat we werken met MFGpro kwamen we al redelijk snel uit bij 4EF. Zij zijn een bedrijf dat qua houding en mentaliteit goed bij ons past; no-nonsense en pragmatisch.

Geen dikke pakken, gewoon pragmatisch!

Sowieso ben ik erg tevreden over de samenwerking. 4EF is heel creatief in hun aanpak. Dat ze snel schakelen en verschillende oplossingen voor je in de aanbieding hebben is fijn. Ze denken snel mee. Ook de flexibiliteit vind ik erg prettig; kom je er ondanks een planning achter dat er in praktijk toch andere zaken prioriteit moeten krijgen, dan is dat geen probleem. Een ander voorbeeld van flexibiliteit: als we op woensdagavond nog mailden of Peter een testomgeving live wilden zetten, zodat we op donderdagochtend konden testen dan was dit nooit een probleem. Dat werkt echt heel prettig. In het projectmanagement kun je prima met hun uit de voeten. Het is ook geen partij van dikdoenerij; geen ellenlange procedures, geen dikke pakken, heel pragmatisch. Dat heb ik als erg prettig ervaren en past ook goed bij de cultuur van ons bedrijf.

En in de toekomst?

Naast alle positieve ervaringen zie ik ook dat er zaken beter hadden gekund. Over het gehele project had het bewaken van de kosten door ons en het documenteren van projectkennis door 4EF bijvoorbeeld beter gekund. Het was goed geweest vooraf betere afspraken te maken over de documentatie en de overdracht naar de interne organisatie. Zo waren de directe bouwkosten prima ingeschat, maar bleek later extra externe inzet noodzakelijk. We hadden 4EF echt nodig voor begeleiding bij implementatie (data analyse en correcties, testen en go-live) en tijdens after-live periode (helpen uitzoeken issues). Dit is vooraf door beide partijen enigszins onderschat en was n!iet voldoende afgesproken hoe hier mee om te gaan.

Wellicht is het goed om op voorhand al concreet te worden over het leven na het project. Zeker op het moment dat je in een markt bent waar je standaard pakketten van maatwerk gaat voorzien en het standaard pakket er ook nog eens een is waar weinig ondersteuning op geboden wordt. Andere bedrijven zullen te maken krijgen met waar wij ook mee te maken hebben, namelijk dat je in zekere mate afhankelijk wordt van externe bedrijven voor ondersteuning. Eigenlijk is een wijze les in dit project dan ook geweest dat het belangrijk is om vanaf de start voldoende budget en tijd in te plannen voor het documenteren van en het organiseren van toekomstig beheer van nieuwe software onderdelen. Het is tijdens zo’n omvangrijk project lastig ook nog eens gelijktijdig te documenteren, maar ik zou alle bedrijven aanraden dit minstens zijdelings proberen bij te houden en anders zeker direct achter het project aan. In ons geval hebben we er door wisseling van medewerkers veel vertraging in het vervolgtraject mee opgelopen. Een geautomatiseerd systeem hebben is één ding, maar het vanuit je eigen interne organisatie draaiende houden is minstens zo belangrijk. En daarvoor is het van essentieel belang dat ontwikkelingen worden vastgelegd.

Om misverstanden te voorkomen over de samenwerking met 4EF wil ik toch ook benadrukken dat ik zeer content ben dat het project werkt. We hebben er dagelijks profijt van. Ook over hoe de samenwerking is geweest tijdens de go-live periode ben ik zeer te spreken.