4Efficiency Services BV

Op de automatische piloot!

Binnen bedrijven wordt vrijwel dagelijks gekeken naar mogelijkheden om efficiënter te werken. Wij hebben ons bewezen als partner waar het gaat om advies, bouw of implementatie van deze processen. Maar hoe zit het met onze eigen efficiëntie? Doen wij onze naam eer aan? Zeker! Door gebruik te maken van verschillende automatisering tools kan je namelijk als organisatie (mkb) forse tijdswinst behalen. Een kijkje in onze digitale keuken

1. ToDoIst

De To Do List; wie kent hem niet? Dagelijks of wekelijks zijn we druk met het aanmaken van lijsten met zaken die we nog moeten doen. Tot we ToDoIst ontdekten. Een tool die deze lijstjes digitaal maakt. In de gratis versie kan je er taken inzetten, samenwerken aan gedeelde taken, prioriteiten aangeven en een opgeruimd gevoel creëren.

Neem je de betaalde versie (23,- per jaar) dan kan je de app aan alle devices koppelen (desktop, laptop, tablet en telefoon). Bovendien kan je dan notificaties instellen en notities toevoegen. Een ander heel handige service van deze app is dat je het kan koppelen aan je mail. Met een eenvoudige druk op de ToDoIst knop wordt het beantwoorden van een mail of het maken van een afspraak aan je To Do lijst toegevoegd. Handig hoor!

[www.todoist.com]

 

2. Evernote

Evernote maakt het mogelijk om notities te maken en te delen met elkaar. Deze handige tool is online beschikbaar, te downloaden voor gebruik op je pc of als app op je mobiel. Handig, want je kan hiermee projecten aanmaken met anderen. Met Evernote deel je snel en eenvoudig tekstbestanden, fotos, lijsten en kan je ook chatten met de personen waarmee je samen aan een project werkt. Samenwerken wordt zo simpel.

Mooi aan deze app is dat met de camera op je mobiel documenten als het ware worden gescand en direct kunnen worden toegevoegd aan je project. Zo heb je voortaan alles netjes bij geordend.

[www.evernote.com]

 

3. Keepass

Wachtwoorden onthouden kan flinke frustraties opleveren. Onderzoek wees al eens uit dat 67% van de zakelijke professionals teveel tijd kwijt is aan het onthouden van de wachtwoorden (lees: na 3 mislukte pogingen toch maar een nieuw wachtwoord aanvraagt) Keepass zou dé oplossing kunnen zijn. Het is een tool die te downloaden is op je PC en al je wachtwoorden overzichtelijk bewaart voor je. Het enige wachtwoord dat je voortaan moet onthouden is het wachtwoord van keepass.

[www.keepass.info]

 

4. Dropbox

Dropbox heeft inmiddels een behoorlijke bekendheid. Het is een reuze handige tool wanneer je graag altijd en overal bij je bestanden wilt kunnen. Je download dropbox eenvoudig op je pc en kan daardoor altijd je bestanden toevoegen aan dropbox. Zit je niet achter je pc? Dan kan je via de app eenvoudig bij je bestanden. Ook is het mogelijk om online in te loggen op je account en zo je bestanden te bekijken of te downloaden. Het delen van bestanden gaat eenvoudig. Je stuurt de ontvangers een link en zij kunnen zo het door jou geselecteerde bestand downloaden of bewerken. Easy toch?

[www.dropbox.com]

 

5. Smartsheet

Binnen een project is het soms lastig overzicht houden. Wat is de status van bepaalde taken, hoe verloopt de samenwerking, waar zijn je collega/teamgenoten mee bezig, welke handelingen moeten nog verricht worden. Zomaar wat zaken die in vrijwel elk project voorkomen.

Smartsheet helpt! Met smartsheet kan je samenwerken, documenten delen, herinneringen en notificaties instellen, integreren met Google Apps, Dropbox en Evernote. Kortom; je project managen. Smartsheet maakt samenwerken ideaal, omdat je vanuit deze app altijd werkt met de meest actuele versie. Heel overzichtelijk 1 bestand met meerdere personen, een duidelijk overzicht van ieders taken, een duidelijke communicatie wanneer er wijzigingen zijn doorgevoerd in het bestand en een update van de planning kan via mail gestuurd worden. Smartsheet kan d.m.v. Zapier gekoppeld worden met ToDoIst, waardoor er een krachtige management tool ontstaat. Integreer je Smartsheet daarnaast ook nog eens met Evernote, dan heb je de project document omgeving compleet.  

[www.smartsheet.com]

 

Zo zie je dat het niet allemaal zo ingewikkeld hoeft te zijn. Richt je apps eenmaal goed in en je hebt er al snel profijt van. Het vereist in deze gevallen ook geen hoogstaande technische kennis. Echt; een kind kan de was doen.

 

0 Reacties

Controle of crisis tijdens de vakantieperiode?

De vakantietijd staat voor de deur. Voor veel werknemers een heerlijk vooruitzicht; even lekker niets doen. Maar hoe ziet je werkplek er bij terugkomst uit? Je mailbox puilt uit, de stapel aanvragen lijkt nog groter dan voor je vertrek, er liggen spoedopdrachten te wachten en je collega’s staan direct aan je bureau met vragen die écht niet kunnen wachten.

Fijn dat je er weer bent. Dag vakantiegevoel!

We komen het veel tegen binnen bedrijven waar wij actief zij; hoe regelen we de bezetting tijdens de vakanties? De meeste IT afdelingen zijn de afgelopen jaren flink ingekrompen en zijn derhalve niet overbemeten met een flink aantal fte’s. Daarnaast zullen de zomervakanties van het IT personeel zich concentreren op een vrij korte periode door schoolgaande kinderen of de partner. Ok, wat nu?

Wij raden elk bedrijf aan om een IT partner te zoeken die kennis van zaken heeft. Kennis over de processen en de daarbij behorende systemen binnen jouw bedrijf. Uiteraard gaat het niet het beheer van mail, internet, netwerk of de PC. Hiervoor heb je in een handomdraai iemand gevonden. Nee, het gaat juist om je bedrijfsproces, inkoop, verkoop, magazijn beheer, planning etc. Processen die je bedrijf plat kunnen leggen wanneer ze niet binnen no-time zijn opgelost.

Met een partner die deze processen kent en de systemen die daarvoor worden ingezet, wordt het plannen van de vakanties een stuk makkelijker. Zaken die spoed hebben kunnen dan eenvoudig door deze partner worden opgelost. Wij zijn voor een aantal bedrijven zo’n ‘vakantie opvang’ partner. Één telefoontje is vaak voldoende om de crisis te bestrijden en dat is wel zo prettig. Het geeft rust. Zowel voor het bedrijf als voor de IT’er die van zijn welverdiende vakantie geniet.

En dan nog wat; houd de eerste 2 dagen na je vakantie je agenda nog leeg. Deze dagen kan je gebruiken om je mailbox op orde te krijgen en om overleg te hebben met je collega’s. Na deze twee dagen ben je weer up-and-running, zonder het vakantiegevoel al weer helemaal kwijt te zijn. Klaar voor een nieuw jaar!

0 Reacties

Software op maat; kostbaar of juist betaalbaar?

Regelmatig komen we bij bedrijven om een upgrade door te voeren en krijgen we te horen dat ‘al het maatwerk er uit moet’. Standaard software lijkt de norm te worden binnen veel bedrijven. Wij vinden dat bijzonder, want je bent als bedrijf toch ook niet standaard? Software moet er voor zorgen dat de organisatie als geheel effectief en flexibel kan werken. Dan is software op maat toch júist goed?
Oké, wij begrijpen best dat je bij maatwerk al gauw het gevoel krijg een diepte investering te moeten doen. Maar wees eerlijk; wat kost een beetje standaard software pakket al? Die zijn niet goedkoop. Het moet samengesteld en geïnstalleerd worden, uitgebreid of ingeperkt worden bij wijzigingen in je personeel. En je betaald per licentie. Zeker bij een middel tot groot bedrijf zullen de kosten voor standaard al gauw behoorlijk zijn. En dan hebben we het nog niet gehad over de hoeveelheid functionaliteiten die je niet gebruikt, maar waarvoor je wel betaald. Óf juist de functionaliteiten die je graag had willen hebben, maar die ontbreken. Deze functionaliteiten worden ingeschoten via de helpdesk, op een wishlist geplaatst en bij voldoende animo wordt het traject opgestart. Irritant toch, dat wachten?
In verhouding is maatwerk software zeer betaalbaar en als je het goed doet levert het je zelfs geld op. Écht!
Nee, dan de voordelen van -erp systeem- software op maat; speciaal ingericht naar de wensen van het bedrijf, een ongelimiteerd aantal gebruikers, bevat geen overbodige functie en heeft minder updates dan een standaard pakket. Is er een keer wat aan de hand? Dan krijg je -in ons geval-  direct een van onze programmeurs aan de lijn die je snel en eenvoudig verder kunnen helpen. Betreft het een noodgeval waar je niet telefonisch doorheen kan worden geleid? Dan loggen wij vanaf afstand in, waardoor je organisatie in no-time weer operationeel is. Fijn!
Wanneer kies je voor software op maat?
  1. Er is geen goede software beschikbaar
  2. De software moet aansluiten als een maatpak
  3. Innovatie en leiderschap zijn een belangrijk voor je bedrijf
  4. Als je verschillende software met elkaar wilt verbinden
  5. Om draagvlak binnen het bedrijf te bewerkstelligen
Goed maatwerk verdient zichzelf terug; absoluut. Om dit voor elkaar te krijgen is het wel van belang dat er vooraf goed wordt nagedacht over het te bouwen maatwerk. Wat zijn je doelstellingen? Wat wil je bereiken met de software? Welke restricties legt de gebruikte hardware op? Wat willen de belanghebbenden? Kortom; start vanuit een functioneel plan.
Dit plan analyseert de huidige werkprocessen, brengt het gebruikersgedrag in kaart en adviseert over de te ontwikkelen software. Alleen met een weloverwogen en van meerdere kanten belicht plan komt maatwerk goed tot zijn recht. Veels te vaak zien wij bedrijven die tijdens het bouwen nog zaken om willen gooien of er überhaupt nooit over nagedacht hebben. Kijk; dan snappen wij best dat maatwerk als kostbaar wordt gezien. Elk goed onderbouwt en uitgevoerd stuk software op maat is van onschatbare waarde voor organisaties. In verhouding is het zeer betaalbaar en als je het goed doet levert het je zelfs geld op. Écht!
0 Reacties

Rick snuffelt even rond!

Deze week hebben we Rick op de werkvloer. Rick is 15 jaar en zit op het VMBO in Raalte. Hij wil later graag ‘iets’ met ICT doen en gaat deze week bekijken wat dat ongeveer in zal houden. Hij gaat mee naar klanten, kijkt mee over de schouder van collega Ton en gaat zelf een opdrachtje doen. Leuke, volle week voor de boeg dus.

Op de vraag waarom hij hier stage is gaan lopen kan hij kort zijn; op school waren er 26 enthousiaste leerlingen en slechts 2 ict stages, gelukkig kende zijn vader Cor. Hij moest het wel zelf regelen, maar dat is gelukt! Nu kan hij dus gaan ervaren of zijn gevoel bij deze wereld terecht is en of hij in de toekomst een opleiding ict gaat volgen. Veel succes Rick!

0 Reacties

Gebruikersvereniging; zin of onzin?

Onlangs is bekend geworden dat de QAD usergroup NL de gebruikersvereniging zal beëindigen. Reden hiervoor is het teruglopende aantal leden en de bijna onmogelijke opgave om nog een interessant programma voor de gebruikersdag samen te stellen. Hoe is het mogelijk dat een gebruikersvereniging die ooit zo succesvol was nu als een nachtkaars uitgaat?

Laten we beginnen met de omschrijving van een gebruikersvereniging. In praktijk zou dat het volgende moeten zijn: een kritisch en onafhankelijk orgaan van gebruikers van een product, dienst of organisatie. Een orgaan om kennis en ervaring te delen over een product, dienst of organisatie. Een netwerkorgaan en belangen behartigen van gebruikers van een product, dienst of organisatie

Dat lijkt als gebruiker van een product -in dit geval QAD- toch handig? Waarom zijn personen dan niet bereid om zich in te zetten voor het voorbestaan van zo’n vereniging. Is het een te grote belasting? Is de frequentie van het aantal dagen te hoog? Kan de vergaarde informatie eenvoudiger via het internet worden verkregen? Hebben gebruikers liever 1-op-1 contact wanneer zij met een vraag zitten? Een rondje over het internet geeft een voor de hand liggend antwoord, namelijk tijd en het gemak en de anonimiteit van internet.

Zou een online community de oplossing zijn? Het is de moeite van het proberen waard. Een online community is namelijk een netwerk van personen die in een online omgeving bij elkaar komen voor een bepaald thema. Het kan dus altijd en overal; ook prima vanuit je luie stoel of tussen je normale werkzaamheden door. Het mooie van een online community is dat er een groepsidentiteit wordt ontwikkeld over een bepaald onderwerp, dat het zelfs in leven kan worden gehouden door actieve leden en dat er op den duur zogenoemde ‘autoriteiten’  op het gebied van ons thema gaan ontstaan. Wij overwegen om als onafhankelijke partij een online community op te zetten als vervanging voor QAD usergroup NL. Wat denk je; zin of onzin?

0 Reacties

UCC Coffee Benelux naar de cloud!

Onlangs zijn wij een mooi project gestart bij UCC Coffee Benelux B.V. Zij hadden een vestiging in Den Bosch én in Bolsward. Nadat besloten is dat zij de vestiging Den Bosch zouden sluiten en in Bolsward verder zouden gaan betekende dit natuurlijk ook een verhuizing van het datacenter. Na inventarisatie van de bestaande data is besloten dat zij hun data in de cloud gaan draaien. Voordeel hiervan is dat zij de datastructuur overzichtelijk hebben, dat onderhoud centraal kan worden geregeld én dat ondersteuning van afstand kan worden toegepast.

De eerste 3 fasen zijn inmiddels doorlopen, zodat het datacenter draait. De laatste fase -het operationeel maken van de cloud- staat op korte termijn op de planning.

0 Reacties

ICT Managers; wat is hun rol anno 2015?


De taken van een ict manager zijn anno 2015 niet meer in één functie omschrijving te vangen. Het is afhankelijk van het bedrijf, de keuzes die er in het verleden zijn gemaakt en de invulling die er aan de functie wordt gegeven. Wordt de afdeling gezien als de spil -of in elk geval een centrale rol- in het bedrijf of is het een eigen afdeling? Allemaal vragen die aangeven hoe complex de rol van de ICT manager in de afgelopen tijd is geworden.

Geldverslinders of way of life?
Vroeger was het allemaal duidelijker. Ook beter? Mwah, wij durven dat te betwijfelen. 10 a 15 jaar geleden was je als ICT Manager verantwoordelijk voor het totale netwerk, inclusief de computers. Aangezien we toen nog niet de luxe van werken op afstand hadden, moesten wijzigingen in de software bij elke computer afzonderlijk worden doorgevoerd. Nogal arbeidsintensief en dus prijzig. De ICT afdeling werd niet voor niets vaak als de kostenpost van het bedrijf gezien.

Vandaag de dag zou elke professionele organisatie een ICT Manager moeten hebben. ICT anno 2015 maakt het mogelijk om sneller te werken en nauwkeuriger bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Die laatste zouden we zonder de hulp van de huidige software niet eens te weten komen. Het mag duidelijk zijn dat ICT & automatisering voor bedrijven een ‘way of life’  zou moeten zijn. Dat er nog veel productiebedrijven zijn die ICT & automatisering nog bekijken vanuit de gedachte ‘noodzakelijk kwaad’ moge duidelijk zijn. Dat dezelfde bedrijven nodig op een professionele manier naar deze afdeling zouden moeten kijken om niet de boot te missen is ook niks nieuws. Waarom gaan er dan de laatste tijd toch zoveel retailers op de kop? Automatisering, integratie en samenwerken lijken de sleutelwoorden voor een succesvolle toekomst.

Bewustwording van de ICT afdeling.
Onlangs hebben Canon en Computable een onderzoek laten uitvoeren naar de samenwerking tussen de ICT afdelingen en de rest van het bedrijf. Ruim 131 ICT beslissers hebben hun stem laten horen en ruim een derde heeft aangegeven dat er meer aandacht zou moeten komen voor de ICT afdeling. Vooral automatisering en digitalisering van processen en de bewustwording van de rol van ICT bij de overige medewerkers is een speerpunt.

ICT Manager; een pro-actieve, sociale professional.
Uit het onderzoek is onder meer naar voren gekomen dat het voor ICT managers belangrijk is om keuzes te maken. Ze zouden meer moeten specialiseren en delegeren. Daarnaast wordt er van ze verwacht dat zij een pro-actieve rol spelen bij het informeren over nieuwe technologieën. Lijkt ons een logische verwachting. Hoe wij er over denken?

  1. Elk bedrijf zou om te beginnen de ICT serieus moeten nemen. Het is niet een bedrijfsonderdeel dat   je er ‘even’  bijdoet. Wanneer je processen afhankelijk zijn van je software, is het meer dan de moeite waard om het beheer hiervan aan een professional over te dragen.
  2. Betrek automatisering bij je bedrijfsprocessen. Hierdoor creëer je bovendien acceptatie vanuit alle afdelingen. De hele organisatie wordt tenslotte afhankelijk van de automatiseren en zo krijg je vanzelf de boven beschreven ICT als een ‘way of life’.
  3. Geef de ICT manager een centrale rol binnen je organisatie. Door te centraliseren bindt je verschillende afdelingen aan elkaar, wordt er beter nagedacht over beslissingen en gevolgen en wordt er bovendien ook daadwerkelijk gebruik gemaakt van de software die aangekocht is. Door de centrale rol creëer je draagvlak.
  4. Last but not least; de kosten. Als je de ICT afdeling een centrale rol toebedeeld binnen de organisatie zou dit ook met de kosten moeten gebeuren. Maak je bedrijfsbreed gebruik van de voordelen die de automatisering met zich meebrengt, verdeel dan de kosten ook over de hele organisatie. Het beeld van de ICT Manager als de kostenpost van de organisatie is dan snel verleden tijd. Sterker nog; een goede ICT Manager gaat je geld opleveren. Écht!
0 Reacties

Nieuw gezicht bij 4EF

Het échte nieuwe is er alweer vanaf, maar we vonden het zeker nog wel de moeite van het vermelden waard. Per januari hebben we een nieuw gezicht binnen ons team; Ton van Heijnsbergen. Ton is vanaf 1999 actief bekend geraakt met MFGPro. In eerste instantie als gebruiker binnen de financiële sector, maar later als applicatiebeheerder. In deze laatste rol heeft hij naast MFGPro, ook op professioneel niveau kennis gemaakt met Open Text (streamserve), Qlikview, Cognos, Progress en EDI. Juist de communicatie tussen de hiervoor genoemde programma’s en MFGPro is een discipline die Ton zeer goed beheerst. Wilt u met Ton in gesprek over de voor u juiste en meest efficiënte oplossing? Neem dan contact met hem of ons op!

0 Reacties

Werkkapitaal onder controle; met deze 3 stappen heb je zó het overzicht!

Werkkapitaal is een belangrijke pijler voor bedrijven om te meten hoe zij er financieel voor staan. Een basis om beslissingen op te baseren voor de lange termijn. Normaliter wordt dit gemeten door de vlottende passiva af te trekken van de vlottende activa. Om de laatste in kaart te brengen is inzicht in de voorraden en klant en leverancier registratie met bijbehorende facturatie uiteraard van groot belang. Juist in tijden dat het financieel niet altijd meezit.

Rommel in = Rommel uit. Zorg daarom voor een opgeruimde database.

Om inzicht te krijgen in de actuele status van het werkkapitaal zouden de volgende stappen moeten worden doorlopen:
1. Start met meten!
Hoeveel is het huidige werkkapitaal en waar bestaat het uit? Maak hierbij onderscheid tussen belangrijke hoofdzaken en minder belangrijke bijzaken. Qlikview kan goed helpen bij het inzichtelijk maken van de inkomsten en uitgaven. Uiteraard moet hiervoor wel de juiste data beschikbaar zijn.

2. Houd het overzicht.
Met overzicht wordt hier transparantie bedoelt. Is het voorraadbeheer op orde, de inkooporders en verkooporders en alles wat noodzakelijk is om reëel inzicht in de kosten te krijgen? Wellicht overbodig om te melden, maar houd deze gegevens schoon. Veelal gebruiken bedrijven oude bestanden, waardoor de stelling ‘Rommel in = Rommel uit’ opgaat. Vervolgens worden de software die aangekocht zijn voor dit specifieke doel afgekeurd. Het kost inderdaad tijd en inspanning om de gegevens opnieuw in te stellen, maar het resultaat zal absoluut de moeite waard zijn.

3. Inzicht & doelen stellen.
Heb je de gegevens ingevoerd en weet je waar je staat, dan kunnen er doelen gesteld worden! Zorg dat de doelen die er gesteld worden reëel zijn, maar zorg ook voor enige uitdaging in je werk. Streven naar dat beetje extra is goed!

Zijn bovenstaande stappen doorlopen dan rest de keuze voor de middelen om te beïnvloeden nog. Uiteraard kan dit door het gebruik van Excel, maar beter wordt er gebruik gemaakt van een professionele oplossing. Voor werkkapitaal beheersing kan gebruik worden gemaakt van DebiServe en voor het bijhouden van de voorraad is Slim4 een uitstekende tool. Controle maakt je in staat om de juiste keuzes te maken. Welk bedrijf wil dat nou niet?!

0 Reacties

Gewoon geluk voor elk kind

Elk jaar steunen wij een goed doel door middel van een financiële donatie. Voor ons is het belangrijk dat het een nationaal doel is en het bovendien kinderen op wat voor manier dan ook helpt, beter maakt, stimuleert of gelukkig maakt. In 2015 hebben wij gekozen voor Nationaal Fonds Kinderhulp. Zij zijn er voor kinderen uit arme of achtergestelde kinderen. Voor kinderen waarvoor schone kleding, een fiets of een schoolreisje niet vanzelfsprekend is. Voor kinderen die ook recht hebben op een beetje ‘gewoon’  geluk. Want dát vinden wij belangrijk!

0 Reacties
Sluit Menu