4Efficiency Services BV

Time Tracking systeem 4TT biedt volop mogelijkheden

Time Tracking systeem 4TT biedt volop mogelijkheden

Eigen tijdregistratie systeem

Begin 2016 heeft 4EF onder eigen beheer een nieuw tijdregistratie-systeem ontwikkeld. Tijdregistratie systeem 4ttHet systeem voorziet volledig in de behoeften van eigen medewerkers met betrekking tot het invoeren van hun uren op een intuïtieve, snelle en efficiënte manier. Inmiddels is het tijdregistratie-syteem operationeel onder de korte, pakkende naam 4TT (4EF Time Tracking). De gekozen naam is geheel in stijl met de namen van de andere producten die 4EF reeds heeft ontwikkeld.

4TT logo

Naast een naam die aansluit op de bedrijfsnaam, is er tevens een logo ontwikkeld in de stijl van 4EF. Dit moet er voor zorgen dat look & feel elkaar versterken wanneer de applicatie als losstaand systeem wordt gebruikt.

Eisen en Wensen

Uiteraard zijn er voorafgaand aan de ontwikkeling van het eigen systeem enkele andere tijdregistratie-systemen onder de loep genomen. Een aantal kwamen ‘in de buurt’ van de wensen en eisen die vooraf waren opgesteld, maar misten echter de efficiëntie waarmee 4EF de uren wilde registreren.

Onderstaand een overzicht van de belangrijkste functionele wensen en eisen waar het tijdregistratie-systeem aan dient te voldoen.

Wensen en eisen tijdregistratie systeem

Met bovenstaande functionele wensen en eisen gaan echter ook enkele technische eisen gepaard. Aangezien 4EF het geheel in eigen beheer heeft en ook zelf software ontwikkeld, zijn er met dit als basis een aantal aanvullende wensen/eisen opgesteld.

Technische eisen

Gebruikte tools en methoden 

  1. Om een goed beeld te krijgen van de gewenste functionaliteiten is er allereerst de methode van het StoryBoarding gebruikt. Simpelweg de gewenste oplossing tekenen, zodat de ontwikkelaars een beter beeld krijgen wat de gebruikers graag gerealiseerd wilden zien. De gebruikers krijgen op hun beurt een beter beeld van wat er wel/niet mogelijk is. 
  2. 4EF heeft vervolgens voor de ontwikkeling van 4TT de Scrum-methodiek gehanteerd, welke uitvoerig is beschreven in https://nl.wikipedia.org/wiki/Scrum_(softwareontwikkelmethode).
  3. Daarnaast werd Smartsheet gebruikt voor de opzet en het bijhouden van de algehele planning, features en issues. Hierdoor kon het gehele projectteam (gebruikers, testers, ontwikkelaars) elkaar zo efficiënt mogelijk op de hoogte houden.
  4. Smartsheet voorziet tevens in een Webform zodat gebruikers eventuele issues gelijk vanuit 4TT kunnen indienen. Zodra er hierop iets wordt ingevuld, wordt deze ‘Bug’, ‘Feature’ of ‘Question’ opgenomen op de lijst met issues. Het ontwikkelteam wordt hiervan op de hoogte gebracht, zodat de prioriteit kan worden vastgelegd. Vervolgens kan dit issue worden ingediend als concreet te realiseren issue. 
  5. Door middel van Zapier wordt een koppeling gelegd tussen Smartsheet en Visual Studio Team Services van Microsoft. Dit wordt gedaan om de geaccepteerde issues als Backlog-items aan te maken, die vervolgens opgepakt kunnen worden. Deze cloud-based oplossing werd en wordt nog steeds gebruikt om alle functionaliteiten en wijzigingen op de source-code te ‘tracken’ en zo een volledige historie op te bouwen van alle ontwikkel-werkzaamheden 
  6. 4EF gebruikt voor haar ontwikkelomgeving Microsoft Visual Studio. Deze biedt naast Windows applicaties ook de mogelijkheid om Android, iOS, Webapplicaties en Web services te kunnen maken. Iets waar 4EF volop gebruik van maakt voor andere producten dan 4TT.
  7. De Testers maken onder andere gebruik van de nieuwste mogelijkheden om efficiënt test-issues aan te kunnen maken. Door middel van Exploratory Testing kunnen bijvoorbeeld eenvoudig (gedeeltes van) screenshots en/of video’s worden gemaakt. Deze kunnen toegevoegd worden aan het ingediende issue, zonder dat hiervoor aparte programma’s moeten worden opgestart. Dit kan rechtstreeks in de browser gebeuren, waar de applicatie op dat moment draait. 
  8. Uiteraard kan een robuuste database niet ontbreken om de gegevens vast te leggen en analyses op uit te kunnen voeren. Hiervoor wordt Microsoft SQL Server gebruikt. 
  9. Door zowel voor de productie als voor de test-omgeving het geheel te hosten via Microsoft Azure, wordt alleen betaald voor het daadwerkelijk gebruik (pay as you go-principe). Bovendien biedt Azure i.c.m. Visual Studio de mogelijkheid om snel en effectief een nieuwe versie over te zetten van de Ontwikkel naar Test, of van Test naar de Productie-omgeving.

Oplossing

Dat de oplossing er anders uitziet, dan het oorspronkelijke StoryBoard, is normaal. Door hernieuwde inzichten kan door middel van de Scrum methodiek het oorspronkelijke idee snel worden aangepast aan de op dat moment geldende eisen en wensen:

4TT oplossing

4TT

Toekomst

4TT draait weliswaar al enige tijd in productie, maar de ontwikkeling van 4TT is nog niet klaar. Inmiddels staat de 4TT – App op het punt van in productie-name. Daarnaast komen er momenteel steeds meer vragen vanuit de gebruikers naar voren (uiteraard via onze eigen Issue-form dat in de cloud draait). Een greep hieruit:

  • Toon missende dagen als potentiële tijdregels wanneer deze binnen het maandoverzicht missen, zodat deze snel ingevuld kunnen worden.
  • Mogelijkheid voor bevoegden om reeds geregistreerde uren van anderen onder bepaalde voorwaarden te kunnen wijzigen.
  • Filter de rapportages op taak-niveau (dus 1 niveau dieper dan momenteel)

Deze worden volgens de aangegeven methode en tools voorzien van prioriteit en feedback en door middel van releases of patches in productie gebracht.

Door dezelfde aanpak te hanteren als bij de ontwikkeling van 4TT, kan 4EF ook voor andere organisaties snel en efficiënt komen tot het gewenste resultaat.

Sluit Menu